Hace unos días, conversando con un amigo, me comentaba lo mal que se sentía porque tenía demasiados temas pendientes, conseguía finalizar algunos a duras penas y cada vez veía como se acumulaban nuevas tareas. Apenas le quedaba tiempo para tener vida personal y dedicaba excesivas horas al trabajo, lo que le estaba produciendo un gran desánimo.
Estaba perdiendo el control de su vida personal ya que dedicaba cada vez más horas a trabajar, no disfrutaba con lo que estaba haciendo y se sentía cansado, preocupado y abatido. Al final me comentaba que había perdido la alegría, la capacidad de divertirse y no sabía como podía parar esta cascada de insatisfacción y frustración.
Ante esta situación le pedí que reflexionáramos juntos sobre lo qué hacia a lo largo del día y cómo abordaba todas esa tareas diarias.
Me comentó que por la mañana dedicaba un tiempo a hacer una relación con los temas que tenía pendientes. A continuación procedía a establecer las prioridades que debía dar a estos asuntos y después se ponía a trabajar. Hasta aquí, yo le comente que estaba haciendo lo correcto. Pero a partir de ahí empezaban los problemas. Algunos de los temas que descubrimos es que aunque se planificaba y se imponía una disciplina de trabajo, después olvidaba lo que había planificado para proceder a “Atender las urgencias” dejando sus tareas priorizadas encima de la mesa.
Sensación final, lo que comentábamos al principio: Frustración, desánimo y desmotivación.
El siguiente paso era ver ¿Qué hacer ante esta situación?
Algunos de los problemas detectados fueron:
• Las urgencias
Aunque en algunas ocasiones eran temas a resolver de inmediato, en la mayoría de las ocasiones, fueron producidas por no hacer lo que debía en días pasados, o sea, realizar las tareas importantes y que tenía que haber terminado.
• Socialización
Permitía continuas interrupciones: para conversar con algún colaborador de temas poco relevantes, atendía llamadas de teléfono que podría haber dejado hasta terminar el tema en el que estaba centrado, realizaba llamadas que podría haber hecho más tarde, etc.
• Omitir sus prioridades
Cuando se sentaba a realizar su prioridad número 1 y dado que esta era complicada, pasaba a la siguiente, así hasta la última tarea importante, dejando abierta la anterior y dejando de pensar que tenía que terminarla. ¿Motivo? Es que en la anterior debía dedicar un tiempo importante a pensar y preparar, y entonces saltaba a la siguiente para intentar quitársela de encima. ¿Realidad? No dejaba de pasar de uno a otra, no terminando ninguna, ocupaba su mente en lo que no había hecho y pasando a hacer las menos importantes pero que no eran tan necesarias como las anteriores. Conclusión final: los temas importantes quedaba relegados para el día siguiente, que con seguridad, se convertía en urgencias.
El balance final de todo esto es que actuando de esta forma dejó de ser productivo, permitió la dispersión en otros asuntos que no eran tan necesarios y dejo de ser proactivo para pasar a ser reactivo.
Si esta situación te sucede a ti no permitas que las urgencias entren en tu vida y céntrate en realizar los trabajos importantes que son prioritarios.
Enfoca toda tu atención y tus esfuerzos en la tarea que estés realizando, no dejes que te distraigan y acaba lo que has empezado. No saltes de un tema a otro como una mariposa de flor en flor. Ahorrarás energía y esfuerzo, y te sentirás mucho más motivado si terminas lo que has empezado, además de que rentabilizarás mucho mejor tu trabajo.
Evita a los ladrones de tu productividad: llamadas, conversaciones, distracciones, etc. Aprende a decir “NO” a cosas poco importantes y déjalas para cuando, en realidad, debas hacerlas. Una vez hayas concluido aquello que has empezado atiende estos temas, ya verás cómo no sucede nada, y seguro, que al final del día, te sentirás mejor, sabrás que lo que has hecho lo tenías que hacer y te quedará más tiempo para pasar a la siguiente tarea, disfrutar de aquello que deseas o simplemente, habrás ganado un espacio para ocio y la diversión.
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